Penulis
Pada bulan Oktober 2012 kampus saya mengadakan sebuah seminar pengembangan diri. Bersyukur banget, kali ini saya bisa terlibat sebagai panitia, bukan sebagai peserta seperti dulu-dulu. Yayy...!! Lumayan deh... Meski sebenarnya tugas saya memang tidak signifikan, tapi saya cukup senang kok, karena melalui dua rapat panitia yang saya hadiri serta setelah mengalami hari H-nya itu sendiri, paling nggak ada satu dua hal terkait masalah pelaksanaan seminar yang saya bisa pelajari.
 |
| Ilustrasi event |
Pertama-tama, untuk hal-hal pokok seperti membuat tema, mengundang pembicara, membuat poster dan tiket, serta membooking ruangan sudah diatur oleh pihak kampus. Sisanya, kami para mahasiswa dikumpulkan jadi satu dalam sebuah rapat. Haha.. Tapi mengenai hal ini, ada sejumlah poin yang bisa saya garisbawahi:
1. Sambil menentukan tema, perlu dibuat target pesertanya juga. Kenapa? Supaya cara publikasinya bisa langsung kena sasaran. Misalnya: anak-anak semester akhir lebih suka seminar yang berbau karir. Sedangkan pada seminar tersebut, ternyata sekitar 95% peserta yang mendaftar adalah mahasiswa semester satu. Alasannya saya tidak yakin, tapi mungkin adalah salah satu dari hal-hal berikut: (1) Para freshmen suka hal yang berbau-bau pengembangan diri; (2) Mereka banyak waktu luang; (3) Karena ada iming-iming sertifikat gitu --> sebagai anak baru masih penuh semangat ngumpulin sertifikat, apapun hayo aja, asal ada sertifikatnya.. haha.. Nah, kalau sudah menentukan target (tentunya harus masuk akal bukan asal tentuin), lain kali publikasi bisa langsung datang ke kelas si mahasiswa, atau taruh di grup facebook mahasiswa baru, dsb.,
2. Buat juga target jumlah peserta dan disesuaikan dengan kapasitas ruangan. Ini memang penting, supaya kita bisa nge-track progress jumlah peserta yang sudah mendaftar, yang nantinya akan mempengaruhi cara publikasi atau promosi. Misalnya kapasitas ruangan 550. Dua minggu sebelum hari H, panitia menargetkan paling tidak 250 mahasiswa telah mendaftar dalam waktu satu minggu ke depan. Apabila setelah satu minggu, target tidak tercapai, perlu diteliti kenapa demikian, tapi biasanya sih mungkin karena publikasi kurang gencar.
3. Siapa pembicara yang diundang mempengaruhi minat mahasiswa untuk mendaftar. Menurut seorang teman, hal pertama yang ditanyakan teman-temannya ketika ada seminar adalah siapa pembicaranya. Kalau yang satu ini saya setuju. Semakin terkenal atau semakin banyak jam terbangnya semakin besar minat calon peserta untuk ikut. Pernah kampus saya mengundang seorang motivator terkenal dan dalam waktu sekejap, tiket ludes habis terbeli. Karena itu, kalau perlu berikan sedikit penjelasan tentang profil pembicara pada poster seminar.
4. Ada strategi promosi muncul di sini: beli 5 tiket gratis 1, dan ternyata ini memang menjadi daya tarik bagi sejumlah mahasiswa.
5. Nah, untuk kami para mahasiswa, masing-masing punya posnya sendiri-sendiri. Idealnya, anggota panitia adalah sebagai berikut:
a. On-the-spot ticketing: 3 orang (1 pegang uang, 1 tulis dan sobek tiket, dan 1 lagi harus yang galak untuk mendisiplinkan antrian yang sering membeludak dan berebutan karena takut kehabisan tiket).
b. Registrasi ulang/absen: 4 orang (tergantung jumlah yang mendaftar sih). Nama peserta disusun berdasarkan jurusan akan memudahkan panitia dibandingkan jika nama peserta disusun berdasarkan nomor induk. Jejerkan kertas-kertas berisi nama peserta tersebut, dimana pada kertas itu tertera kolom untuk tanda tangan, dan juga satu pulpen untuk setiap satu lembar kertas.
c. Pubdok: 3 orang (untuk publikasi seperti menempel poster, juga untuk foto-foto, dsb).
d. Perlengkapan: 2 orang (mengurusi sound system, laptop, juga berbagai perlengkapan yang dibutuhkan oleh masing-masing panitia lainnya seperti alat tulis, meja, kursi, dsb).
e. Konsumsi: 2 orang (menentukan konsumsi apa yang diberikan kepada peserta dimana jangan sampai peserta kecewa terutama jika mereka harus membayar seminar tersebut. juga mengurusi hal ini dari awal sampai selesai, mulai dari mencari penjual, tawar menawar harga, sampai masalah pesan antar ke lokasi seminar). Untuk seminar tersebut, kampus saya tidak mengambil untung, sih. Jadi seluruh uangnya memang didedikasikan untuk konsumsi.
f. Gatekeeper: 4 orang (tergantung jumlah peserta sih, fungsinya untuk menggeledah tas mahasiswa jangan sampai ada makanan atau minuman apabila takut mengotori lokasi seminar).
g. Usher: 3 orang (menunjukkan dimana mahasiswa harus duduk, misalnya mengarahkan supaya mereka memenuhi baris depan terlebih dahulu, juga menahan tiket mahasiswa yang keluar di tengah-tengah seminar, dimana apabila mereka tidak kembali ke ruang seminar, maka nama mereka akan dicoret dari daftar absen, sehingga mereka tidak berhak mendapatkan sertifikat).
h. Nah, apabila sudah menganggur, bisa saling bantu atau bertukar pekerjaan. Misalnya bagian absen membantu bagian konsumsi membagikan makanan di akhir seminar. Bagian ticketing membantu mengumpulkan kuesioner yang telah diisi mahasiswa seputar seminar, dsb.
Selain mempelajari hal-hal di atas, saya juga mendapat bonus berupa teman baru. Jadi saling bertukar pin, dan sampai hari ini masih sesekali ngobrol, meski seminarnya sudah berlalu. :)
EmoticonEmoticon